Medan-Mediadelegasi: Pemerintah Provinsi Sumatera Utara bekerja sama dengan Badan Kepegawaian Negara serta instansi daerah terkait melakukan pemulihan, rekonstruksi, dan rehabilitasi dokumen serta arsip kepegawaian Aparatur Sipil Negara yang terdampak bencana banjir bandang dan longsor di wilayah Aceh, Sumatera Utara, dan Sumatera Barat. Langkah ini tidak hanya untuk memastikan kelancaran administrasi kepegawaian, melainkan juga sebagai upaya mitigasi risiko kehilangan maupun kerusakan dokumen akibat bencana yang kerap terjadi.
Penjabat Sekretaris Daerah Provinsi Sumut Timur Tumanggor menyampaikan hal tersebut dalam kegiatan Penyelenggaraan Rekonstruksi dan Rehabilitasi Arsip ASN Terdampak Bencana di Wilayah Kantor Regional VII BKN Medan, sekaligus Penyerahan Bantuan Dewan Pengurus Nasional KORPRI di Aula Raja Inal Siregar, Kantor Gubernur Sumut, Medan, Selasa (29/9/2026).
“Data dan dokumen kepegawaian diperlukan dalam berbagai proses manajemen ASN, mulai dari pengangkatan, kepangkatan, jabatan, pengembangan karier, pemenuhan hak kepegawaian, hingga proses purnabakti dan pemberian hak pensiun. Oleh karena itu, ketika arsip ASN terdampak bencana, maka proses rekonstruksi dan rehabilitasi arsip menjadi suatu kebutuhan yang sangat penting dan strategis,” ujar Timur.
Timur mengajak seluruh jajaran pengelola kepegawaian untuk terus meningkatkan kualitas pengamanan, pemutakhiran, pencadangan, serta integrasi data kepegawaian dengan tetap memperhatikan aspek keamanan informasi dan ketentuan kearsipan yang berlaku. Data ASN disebut sebagai bagian penting penyelenggaraan pemerintahan sehingga harus tetap tersedia, akurat, aman, dan dapat dipertanggungjawabkan.
Direktur Arsip Kepegawaian ASN BKN Ruri Citra Diani menjelaskan berdasarkan pendataan, terdapat 7.879 PNS pada 12 instansi di Sumatera Utara, 54.768 PNS pada 18 instansi di Sumatera Barat, dan 59.231 PNS pada 11 instansi di Aceh yang arsipnya terdampak.
Hingga 25 September 2026, sebanyak 3.516.539 arsip ASN pada 39 instansi yang terdampak bencana di seluruh Indonesia telah berhasil diselamatkan. Capaian ini meningkat signifikan dibandingkan per 1 Desember 2025 yang tercatat 1.142.925 arsip.
“Capaian tersebut juga menunjukkan bahwa kesadaran ASN untuk menyimpan dan mendigitalisasi arsip, juga sebagai bentuk transformasi digital manajemen ASN, semakin meningkat,” ungkap Ruri.
Deputi Bidang Sistem Informasi dan Digitalisasi Manajemen ASN BKN RI Jumiati menyatakan pengelolaan arsip ASN menjadi fondasi penting dalam mewujudkan layanan manajemen yang mudah, cepat, dan berkualitas. Hal ini sejalan dengan Surat Edaran Kepala BKN Nomor 11 Tahun 2025 tentang Perlindungan dan Pemanfaatan Arsip ASN melalui sistem Lemari Digital Document Management System atau LeDi-DMS.
LeDi-DMS dikembangkan sebagai wadah pengelolaan arsip ASN secara terintegrasi. Sistem ini tidak hanya menampung dokumen yang sejak awal berbentuk digital, tetapi juga hasil alih-media dari dokumen fisik yang telah didigitalisasi.
“Dengan pemanfaatan LeDi-DMS, kita ingin memastikan bahwa arsip ASN tidak hanya tersimpan secara digital, tetapi juga terlindungi, valid, mudah diakses, dan dapat dimanfaatkan. Pengelolaan arsip ASN secara digital menjadi salah satu fondasi penting dalam membangun layanan manajemen ASN yang semakin terintegrasi dan berbasis data,” tegas Jumiati.
Digitalisasi dan pencadangan arsip menjadi langkah strategis agar kejadian kehilangan dokumen akibat bencana tidak mengganggu pelayanan kepegawaian. Kerja sama antara Pemprov Sumut dan BKN diharapkan dapat menjadi contoh bagi daerah lain dalam menjaga kelangsungan data pemerintahan. D|Red.
Baca artikel menarik lainnya dari
mediadelegasi.id di GOOGLE NEWS.
Penulis : Andre S
Editor : Alan
