Medan-Mediadelegasi: Pemko Medan melalui Dinas Perpustakaan dan Kearsipan melakukan pemusnahan arsip yang berusia dibawah 10 tahun, di aula Kantor Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan, Jalan Iskandar Muda, Jumat (7/1). Pemusnahan arsip sebanyak 4.259 berkas ini dilakukan dengan cara pencacahan.
Arsip yang dimusnahkan ini merupakan arsip keuangan Dinas Perumahan, Kawasan Permukiman dan Penataan Ruang (PKPPR) Kota Medan. Selain itu Pemusnahan ini mengacu pada pada Perwal nomor 53 tahun 2014 tentang jadwal retensi arsip keuangan, fasilitatif Kepegawaian ASN dan Pejabat Negara Non Keuangan dan Non Kepegawaian Pemko Medan.
Pemusnahan arsip ini ditandai dengan pencacahan berkas arsip secara simbolis dengan menggunakan mesin pencacah oleh Kepala Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan, Adlan, S.Pd didampingi Sekretaris Dinas PKPPR, Tondi, Perwakilan Inspektorat dan Perwakilan Bagian Hukum, Morten Purba. Selanjutnya penandatanganan berita acara pemusnahan arsip keuangan Dinas PKPPR Kota Medan.
Dikatakan Kadis Perpustakaan dan Kearsipan Adlan, pelaksanaan pemusnahan arsip ini telah dilakukan tahapan demi tahapan diantaranya pembentukan panitia penilai Arsip, Persetujuan Pemusnahan arsip dari Kepala Arsip Nasional RI dan Keputusan Wali Kota Medan tentang Pemusnahan Arsip. Adlan menambahkan arsip yang dimusnahkan ini merupakan arsip yang tidak mempunyai nilai guna dan telah melampaui jangka waktu penyimpanan serta tidak berkaitan dengan proses penyelesaian suatu perkara.
“Jumlah arsip in-aktif yang dimusnahkan pada hari ini sebanyak 4.259 berkas arsip dari tahun 1969 sampai tahun 2010 yang selama ini pengelolaan dan penataanya dilaksanakan Dinas Perpustakaan dan Kearsipan,” Ujar Adlan.
Kedepan Adlan menyampaikan bahwa setiap OPD dapat melakukan penyusutan arsip sendiri dengan berkoordinasi dan berkolaborasi dengan Lembaga Kearsipan Daerah (LKD) dalam hal ini Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Kota Medan.
“Pemusnahan menjadi salah satu cara penyusutan arsip yang dilakukan secara sistematis dan terarah dengan berpedoman pada ketentuan dan peraturan yang berlaku. Selain itu mendukung program penyelenggaraan kearsipan di mana agar tidak terjadinya penumpukan dokumen-dokumen yang tercipta dan menjaga stabilitas dalam pengelolaan arsip,” Sebut Adlan.(D|Red-08-rel)
